Notariusz musi przyjąć elektroniczne świadectwo energetyczne
Świadectwo charakterystyki energetycznej w pliku PDF, opatrzone numerem z centralnego rejestru i kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby uprawnionej, jest dokumentem przewidzianym wprost w ustawie. Notariusz nie ma podstawy, żeby żądać zamiast niego wersji papierowej, a kupujący nie może odmówić jego przyjęcia. Poniżej przepisy, na które można się powołać, i krótka instrukcja, co zabrać do kancelarii.
Dwie równorzędne formy świadectwa
Art. 5 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków mówi, że osoba uprawniona przekazuje świadectwo zlecającemu w postaci:
- papierowej - opatrzone numerem nadanym w centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej budynków oraz podpisem osobistym osoby uprawnionej, lub
- elektronicznej - opatrzone numerem nadanym w centralnym rejestrze oraz kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym osoby uprawnionej.
Spójnik „lub" przesądza sprawę: wystarczy jedna z form. Przepis nie zna pojęcia „wersji papierowej do aktu" ani obowiązku przekazania obu form naraz. Od 28 kwietnia 2023 r., kiedy weszła w życie nowelizacja, forma elektroniczna jest w ustawie zapisana literalnie, a nie wyprowadzana z przepisów ogólnych.
Samo świadectwo powstaje wyłącznie w systemie teleinformatycznym rejestru (art. 4 ust. 3). Papier jest więc wydrukiem z systemu, a plik elektroniczny jest formą pierwotną dokumentu.
Skąd moc podpisu elektronicznego
Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu w całej Unii Europejskiej. Mówi o tym art. 25 ust. 2 rozporządzenia eIDAS (UE) nr 910/2014, stosowanego bezpośrednio w Polsce, oraz art. 78(1) Kodeksu cywilnego: oświadczenie w formie elektronicznej z kwalifikowanym podpisem jest równoważne oświadczeniu w formie pisemnej.
Podpis zaufany i podpis osobisty z e-dowodu zostały w art. 5 ustawy dopuszczone wprost, więc dla świadectwa energetycznego działają tak samo, choć w obrocie cywilnym nie mają rangi podpisu kwalifikowanego.
Co dokładnie robi notariusz
Rola notariusza przy świadectwie jest opisana w art. 11 ust. 6 ustawy: przy umowie zbycia prawa własności albo spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu odnotowuje w akcie notarialnym przekazanie nabywcy świadectwa, a gdy świadectwa nie przekazano, poucza zbywcę o karze grzywny. Nic więcej.
Notariusz nie ocenia, czy świadectwo jest „wystarczająco papierowe". Ustawa nie daje mu kompetencji do żądania konkretnej formy, bo obie formy z art. 5 są równorzędne. Kancelaria może chcieć zachować odwzorowanie dokumentu w swoich aktach i do tego wystarczy wydruk pliku albo sam plik przekazany e-mailem przed terminem.
Warto pamiętać, do kogo trafia świadectwo: obowiązek z art. 11 ust. 1 pkt 1 polega na przekazaniu go nabywcy, najpóźniej przy sporządzeniu aktu. Nabywca nie może zrzec się prawa do świadectwa (art. 11 ust. 4), a zbywca, który go nie przekaże, popełnia wykroczenie zagrożone grzywną (art. 41 ust. 1 pkt 3). Więcej w artykule o świadectwie przy akcie notarialnym.
Wydruk to nie dokument, dokumentem jest plik
Jeżeli świadectwo przekazano w postaci elektronicznej, dokumentem jest plik z podpisem. Wydruk takiego pliku jest tylko jego papierowym odwzorowaniem: nie ma na nim ani podpisu osobistego, ani podpisu elektronicznego, którego nie da się wydrukować. Ustawa sama to rozróżnia, gdy przy najmie każe przekazać „wydruk świadectwa, które przekazano w postaci elektronicznej" (art. 11 ust. 1 pkt 2).
Dlatego kupującemu przekazuje się plik, a nie kartkę. Najprościej wysłać go e-mailem przed terminem u notariusza, a na spotkanie zabrać wydruk jako wygodne odwzorowanie. Kto chce sprawdzić podpis, otwiera plik w czytniku PDF (panel podpisów) albo w bezpłatnej weryfikatorce dowolnego kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. Numer świadectwa można niezależnie sprawdzić w centralnym rejestrze.
Co zrobić, gdy kancelaria żąda papieru
- Wyślij plik notariuszowi i kupującemu przed terminem, z krótką informacją, że świadectwo przekazano w postaci elektronicznej zgodnie z art. 5 pkt 2 ustawy.
- Poproś, aby w akcie odnotowano przekazanie świadectwa w postaci elektronicznej. Taki zapis wypełnia art. 11 ust. 6.
- Jeśli kancelaria upiera się przy „oryginale papierowym", wskaż, że oryginał elektroniczny ma podpis kwalifikowany równoważny własnoręcznemu (art. 25 ust. 2 eIDAS) i że ustawa nie przewiduje przekazania obu form.
Gotowy tekst do skopiowania:
Świadectwo charakterystyki energetycznej nr ... zostało przekazane w postaci elektronicznej, opatrzone numerem nadanym w centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej budynków oraz kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby uprawnionej, zgodnie z art. 5 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków (Dz.U. 2024 poz. 101). Przepisy nie wymagają przekazania świadectwa jednocześnie w postaci papierowej. Plik umożliwia weryfikację złożonego podpisu; wydruk stanowi jedynie jego papierowe odwzorowanie.
Uwaga na skan podpisu
Plik PDF, na którym widnieje jedynie zeskanowany podpis albo grafika pieczątki, nie spełnia wymagań art. 5 pkt 2. Taki plik nie jest opatrzony żadnym z trzech wymienionych w ustawie podpisów elektronicznych. Jeżeli wykonawca przesłał świadectwo w takiej formie, warto poprosić o plik z podpisem kwalifikowanym albo o wersję papierową z podpisem własnoręcznym.
Świadectwa z naszego serwisu wysyłamy w pliku opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby uprawnionej, po zarejestrowaniu w centralnym rejestrze. Tak przygotowany dokument można od razu przekazać kupującemu i notariuszowi. Zobacz, jak działa świadectwo online albo zamów świadectwo.
Najczęstsze pytania
Czy notariusz może odmówić sporządzenia aktu, bo świadectwo jest w PDF? Nie. Świadectwo w postaci elektronicznej z kwalifikowanym podpisem jest formą przewidzianą w art. 5 ustawy. Notariusz odnotowuje jego przekazanie w akcie, a forma dokumentu nie jest przesłanką odmowy czynności.
Czy muszę mieć wydruk? Nie musisz. Wydruk bywa wygodny dla kancelarii jako odwzorowanie, ale dokumentem pozostaje plik. Warto wysłać plik kupującemu i notariuszowi przed terminem.
Jak notariusz sprawdzi podpis w pliku? Otwierając plik w czytniku PDF, który pokazuje panel podpisów, albo w weryfikatorce kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. Numer świadectwa można dodatkowo sprawdzić w centralnym rejestrze.
Czy podpis zaufany wystarczy zamiast kwalifikowanego? Do świadectwa energetycznego tak, bo art. 5 wymienia go obok podpisu kwalifikowanego i podpisu osobistego.
Co, jeśli kupujący mówi, że woli papier? Może dostać także wydruk, ale obowiązek zbywcy jest spełniony przekazaniem świadectwa w jednej z dwóch form. Nabywca nie może zrzec się prawa do świadectwa (art. 11 ust. 4), ale nie może też narzucić formy innej niż ustawowa.
Czy skan podpisu na PDF to to samo, co podpis elektroniczny? Nie. Skan to obraz. Podpis elektroniczny to dane kryptograficzne powiązane z plikiem, które da się zweryfikować. Plik ze skanem nie spełnia art. 5 pkt 2.
Stan prawny na: 2026-09-28. Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.