Świadectwo energetyczne przy akcie notarialnym
Jeżeli masz wyznaczony termin u notariusza, świadectwo energetyczne musi być gotowe na dzień podpisania aktu - przekazuje się je nabywcy najpóźniej przy zawarciu umowy sprzedaży. Nie da się tego przesunąć „na później", a oświadczenie kupującego, że dokumentu nie potrzebuje, nie zwalnia sprzedającego z obowiązku.
Dobra wiadomość: świadectwo dla mieszkania w bloku da się przygotować w jeden dzień roboczy, więc nawet późne zorientowanie się w temacie zwykle nie jest problemem. Pozostałe kwestie formalne zebraliśmy w dziale przepisów.
Kiedy dokładnie potrzebujesz świadectwa
| Etap transakcji | Świadectwo potrzebne? |
|---|---|
| Ogłoszenie sprzedaży | Nie jest wymagane, ale jeśli już istnieje - jego wskaźniki podaje się w ogłoszeniu |
| Umowa przedwstępna | Nie |
| Umowa deweloperska | Nie na tym etapie |
| Akt przenoszący własność | Tak |
Najczęstszy błąd polega na tym, że sprzedający zamawia świadectwo dopiero wtedy, gdy notariusz przypomni o nim na kilka dni przed terminem. Wygodniej jest zamówić je razem z pozostałymi dokumentami do aktu - zaświadczeniem o braku zaległości czy zaświadczeniem o zameldowaniu.
Co sprawdza notariusz
Notariusz odnotowuje w akcie, że świadectwo zostało nabywcy przekazane. Interesuje go zatem sam fakt przekazania oraz to, czy dokument jest ważny i dotyczy właściwej nieruchomości.
Na co warto zwrócić uwagę przed terminem:
- Adres w świadectwie musi zgadzać się z adresem w akcie - łącznie z numerem lokalu. Rozbieżność, nawet literówka w nazwie ulicy, potrafi wywołać dyskusję w kancelarii.
- Data ważności. Świadectwo jest ważne dziesięć lat, ale jeśli dostałeś je przy zakupie mieszkania kilka lat temu, sprawdź datę sporządzenia.
- Zakres. Przy sprzedaży mieszkania potrzebujesz świadectwa dla części budynku, a nie dla całego bloku. Dokument otrzymany od wspólnoty dla budynku nie zastąpi świadectwa dla lokalu.
- Numer z rejestru. Każde ważne świadectwo ma numer nadany w centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej budynków. Dokument bez takiego numeru nie jest świadectwem.
Oryginał, kopia czy plik PDF
Świadectwo przekazuje się nabywcy w postaci papierowej z podpisem osoby uprawnionej albo w postaci elektronicznej z podpisem kwalifikowanym. Obie formy są równoważne.
W praktyce najwygodniej mieć jedno i drugie: plik PDF wysłany nabywcy e-mailem przed terminem oraz wydruk zabrany do kancelarii. Wydruk pliku podpisanego elektronicznie nie jest jednak dokumentem - jeśli świadectwo jest w formie elektronicznej, to właśnie plik należy przekazać kupującemu.
Co, gdy świadectwa brakuje w dniu podpisania
Akt zostanie sporządzony. Notariusz nie ma podstawy, żeby odmówić z powodu braku świadectwa. Zgodnie z art. 11 ust. 6 ustawy odnotowuje on przekazanie świadectwa, a gdy do przekazania nie doszło - poucza o karze grzywny za niewykonanie tego obowiązku.
Skutki są dwa i oba realne:
- Obowiązek pozostaje niewykonany, a fakt ten jest udokumentowany w akcie notarialnym. To gotowy dowód, gdyby nabywca chciał sprawę zgłosić - a wtedy w grę wchodzi grzywna za nieprzekazanie świadectwa.
- Nabywca zostaje bez dokumentu, który będzie mu potrzebny, gdy sam zdecyduje się mieszkanie sprzedać albo wynająć. Bywa to źródłem sporu już po transakcji.
Jeżeli okaże się, że świadectwa nie ma na kilka dni przed terminem, najprostszym rozwiązaniem jest zamówienie go w trybie zdalnym - dla mieszkania w budynku wielorodzinnym wystarczą dane, które właściciel zwykle ma pod ręką.
Rynek pierwotny a wtórny
Rynek wtórny. Obowiązek obciąża sprzedającego. Jeśli kupowałeś mieszkanie po kwietniu 2023 roku, sprawdź swoje dokumenty z tamtej transakcji - możesz mieć świadectwo, które wciąż jest ważne.
Rynek pierwotny. Świadectwo dla budynku zapewnia inwestor na etapie oddawania obiektu do użytkowania, a przy sprzedaży lokalu obowiązują zasady ogólne - dokument przekazuje deweloper. Warto dopilnować, żeby dotyczył on Twojego lokalu, a nie całego budynku.
Lista dokumentów do aktu
Świadectwo to jeden z kilku dokumentów, które kompletuje sprzedający. Samo zamówienie świadectwa nie wymaga żadnego z nich - wystarczy kilka informacji o lokalu, zestawionych tutaj. Typowy zestaw dokumentów przy sprzedaży mieszkania wygląda tak:
- podstawa nabycia (akt notarialny, postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, umowa darowizny),
- numer księgi wieczystej,
- zaświadczenie ze spółdzielni lub wspólnoty o braku zaległości w opłatach,
- zaświadczenie o braku osób zameldowanych,
- zaświadczenie z urzędu skarbowego, jeżeli nabycie nastąpiło w drodze spadku lub darowizny,
- świadectwo charakterystyki energetycznej,
- dokumenty tożsamości stron.
Dokładny zakres ustala kancelaria - powyższa lista to punkt wyjścia do rozmowy, a nie zamknięty katalog.
Najczęstsze pytania
Czy notariusz odmówi sporządzenia aktu bez świadectwa energetycznego? Nie. Sporządzi akt, ale pouczy strony o odpowiedzialności za nieprzekazanie świadectwa, a informacja o tym trafi do aktu.
Czy kupujący może oświadczyć, że nie chce świadectwa? Nie. Takie oświadczenie nie zwalnia sprzedającego z obowiązku i nie wywołuje skutków prawnych.
Czy wystarczy pokazać świadectwo notariuszowi? Nie. Dokument ma trafić do nabywcy - obowiązkiem jest przekazanie, nie okazanie.
Czy do umowy przedwstępnej potrzebne jest świadectwo? Nie. Wymagane jest dopiero przy umowie przenoszącej własność.
Mam świadectwo sprzed pięciu lat - czy nadal jest ważne? Tak, jeżeli nie minęło dziesięć lat od jego sporządzenia i w lokalu nie prowadzono robót zmieniających charakterystykę energetyczną, na przykład wymiany źródła ciepła albo okien.
Ile czasu przed aktem zamówić świadectwo? Dla mieszkania wystarczy zwykle jeden dzień roboczy, ale bezpieczniej zaplanować tydzień - na wypadek, gdyby trzeba było uzupełnić dane o budynku.
Stan prawny na: 2026-07-28. Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.